Оформление документов для выполнения требований ТК РФ по охране труда

Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) и другие нормативно-правовые акты требуют от организаций соблюдения охраны труда. Сотрудники на предприятиях обеспечиваются гарантиями безопасности, отвечающими за их жизнь и здоровье. Выполнение законодательных требований должно сопровождаться правильным оформлением необходимой документации. В документах должны быть закреплены не только права и обязанности сотрудников и руководства, но и все моменты, касающиеся выделения бюджета на мероприятия.

Согласно ТК РФ, финансирование мероприятий по охране труда (ОТ) требует оформления определенных документов:

1. Приказов.
2. Плана мероприятий по ОТ.
   
   • Приказ Минздравсоцразвития РФ от 01.03.2012 N 181н закрепляет составление Плана мероприятий в начале каждого года. В Приказе утвержден Типовой перечень мероприятий, однако в План могут вноситься или исключаться некоторые пункты. Список конкретных мероприятий определяет руководитель организации, учитывая ее специфику.
3. Сметы расходов на проведение мероприятий по ОТ. Основанием может служить бухгалтерская справка / служебная записка о минимальной сумме расходов на ОТ, исходя из сумм соответствующих затрат за прошлый год. При составлении сметы стоит учитывать:
   
   • предварительные затраты на реализацию запланированных на год мероприятий;
   • планируемое финансирование мероприятий по ОТ на предмет возможного превышения установленного размера минимального обязательного финансирования (исходя из требований ст. 226 ТК РФ).
4. Прочих сопутствующих документов, в зависимости от направления деятельности организации.

Расчет финансирования

Нормативными документами не установлена частота корректировки количества средств на ОТ, учитывая обязательную сумму расходов 0,2 % (ст. 226 ТК РФ). Это позволяет конечную сумму затрат на ОТ контролировать только в конце отчетного года.

Нижнюю границу по сумме расходов можно определять на текущий год один раз, т.к. организация осуществляет мероприятия по ОТ в течение всего года: может осуществить ряд из них в начале года, а часть – в конце.
В связи с этим рекомендуется рассчитывать минимальное значение суммы расходов на текущий год по данным бухгалтерского учета за предшествующий год. При расчете минимального размера затрат по финансированию ОТ учитываются данные бухучета, поскольку учет затрат организации используется при расчете налога на прибыль.

Верхняя граница расходов на ОТ не установлена. Чтобы указанные расходы учитывались при расчете налога на прибыли и уменьшали базу, должно быть их экономическое обоснование (ст. 252 НК РФ).

Прямые и косвенные затраты на ОТ

Затраты по обеспечению выполнения нормативов по ОТ – это прямые основные обязательные затраты.

Также у работодателя могут возникнуть косвенные затраты, если он не выполняет требования по ОТ, установленные законом, и, если с его работниками происходят несчастные случаи (или возникают профзаболевания). Косвенные могут превышать прямые затраты в 8-36 раз.

Возможные косвенные затраты работодателя (по данным Международной Организации Труда):

1. Повышение страховых взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний
2. Траты при оказании первой помощи / доставка пострадавших в медучреждение или к месту жительства
3. Заработная плата в день несчастного случая
4. Затраты на расследование возникновения несчастного случая (профзаболевания)
5. Выплаты единовременных компенсаций потерпевшим (в т.ч. за моральный вред)
6. Расходы на ликвидацию последствий несчастного случая
7. Потери от недополученной продукции/ не выполненных работ, услуг
8. Расходы на поиск и обучение новых сотрудников
9. Сокращение производительности травмированных работников
10. Расходы от повреждения (либо уничтожения) оборотных средств и основных фондов
11. Штрафы за нарушение законов по ОТ, приведших к несчастному случаю на производстве/ профзаболеванию

Данные по прогнозируемым косвенным затратам позволяют определить минимальные и максимальные ежегодные траты организации на ОТ и должны учитываться при составлении сметы расходов.