Вопрос-ответ: Можно ли регистрировать инструктажи по охране труда в электронном виде

Минтруд в письме от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97 ответил на вопрос, можно ли вести в электронном виде журналы регистрации инструктажей по охране труда, подписывая их усиленной квалифицированной подписью работника. Спойлер: нельзя. Но законодатели планируют внести поправки в Трудовой кодекс в части электронной регистрации инструктажей по охране труда.

Какие правила действуют в марте 2023 года

Трудовой кодекс разрешает вести кадровые документы в цифровом виде, без дублирования на бумажных носителях. Правила электронного документооборота у работодателя установлены в ст. 22.1-22.3 ТК РФ. При этом в КЭДО нельзя вести:

• трудовые книжки — для них установлен свой порядок;
• приказы об увольнении;
• сведения о прохождении инструктажей по охране труда;
• акты о несчастных случаях на производстве.

Вместе с тем действует Федеральный от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Согласно ст. 6 этого нормативного акта цифровой документ, подписанный квалифицированной ЭЦП, признается равнозначным бумажному носителю с личной подписью. Но есть исключение. Такой цифровой документ имеет юридическую силу только если нормативными актами не установлено требование о его ведении исключительно на бумажном носителе.

Минтруд России в письме от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97 разъяснил, что сведения о проведении инструктажей по охране труда не попали в электронный документооборот из-за своего особого статуса. Норма об их ведении исключительно на бумажных носителях с личными подписями направлена на защиту интересов работника и работодателя от возможных злоупотреблений:

• одностороннего изменения записей;
• регистрации «задним числом»;
• несанкционированного вмешательства в электронный документ.

Даже если работодатель обеспечил высокий уровень защиты системы КЭДО, вести записи об инструктажах по охране труда в электронном виде нельзя.

Какие изменения планируются

В конце 2022 года в Госдуму внесен законопроект № 270457-8 о внесении изменений в Трудовой кодекс в части включения в КЭДО сведений о проведении инструктажей по охране труда, кроме целевого инструктажа. В частности, будут скорректированы ст. 22.1 и ст. 22.3 ТК РФ.

Авторы законопроекта указывают, что требование о ведении записей об инструктажах по охране труда исключительно на бумаге устарело. Оно не успевает за цифровизацией хозяйственной деятельности.

Правила обучения и проверки знания требований охраны труда от 24.12.2021 № 2464 разрешают передать проведение вводных инструктажей сторонней организации или ИП (п. 11). При этом в них нет прямого запрета на проведение дистанционного обучения работников.

Также действуют нормы Трудового кодекса об удаленной работе. Дистанционный сотрудник может вообще не посещать офис по условиям трудового договора. При этом, если работнику на удаленке переданы какие-то материалы или оборудование для работы, то ему нужно разъяснить правила их безопасного использования.

То есть в сложившейся ситуации сотрудника можно инструктировать дистанционно, но потом надо придумать способ, как он распишется лично в журнале регистрации инструктажей. А это может превратиться в долгое и затратное мероприятие.

Законопроект № 270457-8 предполагает сохранить требование о регистрации на бумаге только целевых инструктажей. Они проводятся непосредственным руководителем работ перед выполнением работ повышенной опасности, ликвидацией ЧС или работами за рамками основного технологического процесса.

Прочие инструктажи можно регистрировать в КЭДО. При этом работодатель будет подписывать их только усиленной квалифицированной электронной подписью; работник сможет использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную подписи.

Законопроект № 270457-8 поддержан Правительством РФ. Но на конец марта 2023 года он не прошел первое чтение в Госдуме. Сроки его принятия неизвестны.

Скачать законопроект № 270457-8.