Как правильно перевести работника на дистанционную работу в 2021 году

Дистанционная работа или удаленная работа, а еще в народе ее называют «удалёнка». Совсем недавно никто толком не знал, что это такое, а сейчас с 1 января 2021 года этот термин закреплен законодательно в Трудовом Кодексе Российской Федерации. Теперь в нашей стране практически все – от учеников до пенсионеров знают, что представляет собой «удаленная работа».

Рассмотрим поподробнее изменения, которые официально закреплены Федеральным законом от 8.12.2020 №407-ФЗ «О внесении изменений в трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях».

Теперь перевод сотрудников на удаленную работу подчиняется четким правилам, требует оформления новых документов и внесения изменений в уже существующие нормативные акты на предприятии. Государственная инспекция по труду зорко следит за выполнением новых правил, знакомится с трудовыми договорами сотрудников, дополнительными соглашениями к ним, другими нормативными актами и правилами внутреннего трудового распорядка, в том числе в части оформления дистанционных работников. Отсутствие или неправильное оформление документов, устанавливающих перевод сотрудника на удаленную работу, является нарушением и может повлечь за собой штраф. 

Предлагаем поэтапно рассмотреть схему такого перевода и приложим примерные образцы требуемых документов, составленные с учетом всех новых требований.

Речь пойдет о такой работе, которая выполняется вне места нахождения работодателя, вне стационарного рабочего места, прямо или косвенно находящегося под контролем работодателя. При этом работодатель и работник должны взаимодействовать между собой при помощи «информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет» и сетей связи общего пользования». (ст. 312 ТК).

Виды дистанционной работы:

• на постоянной основе, когда трудовой договор заключен для того, чтобы работать удаленно;

• временная дистанционная работа, когда работник переходит на удаленный режим работы на определенный период (не более 6 месяцев);

• комбинированная дистанционная работа, когда чередуется стационарная занятость на рабочем месте (в офисе) и удаленная работа.

Принудительный перевод

Кроме того, ТК предусматривает и такой вариант, когда работника принудительно переводят на удаленную работу на определенное время в исключительных случаях. Это может произойти в том случае, если:

• решение о переводе принял орган государственной власти или местного самоуправления;

• когда жизнь или нормальные жизненные условия населения, или его части находятся под угрозой (например, в случае катастрофы природного или техногенного характера, пожара, наводнения, землетрясения или в случае эпидемии).

При варианте принудительной дистанционной работы в исключительных случаях получать согласие на перевод от работника и вносить изменения в трудовой договор не требуется. Достаточно разработать локальный нормативный акт с учетом мнения первичного профсоюза. 

В нем обязательно должно быть указано:

1. причина экстренной дистанционной работы;

2. срок перевода;

3. перечень работников.

Такой нормативный акт может называться Положение о дистанционной работе. Его задача – разъяснить ситуацию работникам и ознакомить с изменениями в работе предприятия.

(см. Пример такого положения).

Изменения в локальных документа организации

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) обязательно должны содержать главу о дистанционных работниках. В том случае, когда глава вносится в уже существующие и утвержденные ранее на предприятии ПВТР, требуется их переутверждение. При этом руководителю нужно обязательно ознакомить всех своих работников с этими изменениями под роспись.

В таких случаях, когда специфика работы не позволяет перевести персонал на удаленную форму, период, в течение которого не осуществляется деятельность, будет оплачиваться как простой по независящим от сторон причинам. А именно в размере не менее 2/3 от тарифной ставки (оклада) (ст.157 ТК), если больший размер оплаты не предусмотрен коллективным договором или другими нормативными актами.

Основные условия работы дистанционных работников прописываются в трудовом договоре, допсоглашении к нему, коллективном соглашении или в локальном нормативном акте. К условиям работы относятся:

• режим рабочего времени;

• правила передачи результатов работы и отчет о ней;

• порядок предоставления отпуска.

При временной дистанционной работе дни отдыха считаются по общим правилам. Время, потраченное на взаимодействие с работодателем, включается в рабочее.

Сейчас в Трудовом Кодексе (ст. 312) закреплено, что работодатель обеспечивает удаленного работника всем необходимым для работы вне офиса: оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и прочее. В случае, если работник будет использовать свою технику для выполнения работы (или арендованную), работодатель выплачивает работнику компенсацию за расходы по использованию этой техники и программ. Сумма компенсации отмечается в трудовом договоре (либо в допсоглашении к нему) или коллективном договоре.

При внесении важных изменений, связанных с переводом работника на удаленную работу, в существующий договор, руководитель должен уведомить об этом сотрудника (для юридического лица – не позднее, чем за 2 месяца до внесения изменений в договор).

К важным изменениям относятся:

• место работы;

• профессиональные обязанности;

• порядок работы;

• начало работы и период труда;

• размер оплаты труда;

• условия труда.

Уведомление составляется в двух экземплярах, на каждом работник ставит свою подпись.

Этапы перевода работника на удаленную работу

Вот как будет выглядеть перевод сотрудника на удаленку по этапам:

1. Составление заявления или согласия.

2. Подписание дополнительного соглашения (ст.72 ТК).

3. Издание приказа по предприятию.

В заявлении сотрудник сообщает о своем желании работать удаленно, указывает причины, дату, с которой хочет перейти на дистанционный режим.

Работодатель составляет дополнительное соглашение. В допсоглашении к трудовому договору должно быть указано, по каким дням (если это необходимо) сотрудник должен находиться в офисе. Определяется продолжительность рабочей недели и выходные дни, время, в течение которого необходимо быть на связи. Описывается механизм взаимодействия работника и его руководителя, способы контроля. Отдельно оговаривается пункт об окончании дистанционного периода, если это временный перевод, или прописывается возможность продления срока действия такого соглашения.

Принятие решения оформляется распорядительным актом – приказом. Приказ издается после подписания допсоглашения на дистанционную работу с сотрудником. Приказ составляется в свободной форме на фирменном бланке предприятия. В нем отражается:

• факт перемещения на удаленную работу

• дата начала дистанционного режима

• данные работника (ФИО, должность, отдел, структурное подразделение)

• ссылка на допсоглашение

• основание – заявление сотрудника или инициатива работодателя

Трудовой договор и дополнительное соглашение к нему, договор о материальной ответственности можно заключать письменно или в электронном виде (ст. 312.3 ТК). Работодателю при этом нужно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, а работнику – аналогичную или усиленную неквалифицированную подпись. Все правила оформления и использования электронных подписей регулирует закон – Федеральный закон от 6.04.2011г. N63-ФЗ "Об электронной подписи". В дополнение к нему Поправки к статье 3 закона № 476-ФЗ так же вступили в силу.

В заключении две хороших новости

Хорошая новость для работника – руководитель не может снижать заработную плату своим сотрудникам по причине перехода на дистанционную работу.

Хорошая новость для работодателя – внесены поправки в порядок расторжения трудового договора с удаленным сотрудником. Теперь можно уволить такого работника в случае, если он допускает следующие нарушения:

• без причины не выходит на связь более двух рабочих дней подряд (количество дней может быть увеличено работодателем);

• постоянный дистанционный сотрудник переехал в другую местность и поэтому не может работать на прежних условиях.